De fleste virksomheder ved godt, at de burde have en professionel telefonbesked. Udfordringen er ofte ikke teknisk — det er manuset. Hvad skal beskeden egentlig sige? Hvor lang bør den være? Hvilken tone passer til jeres branche?
Nedenfor finder du eksempeltekster til de mest brugte beskedtyper. Brug dem som udgangspunkt og tilpas dem med firmanavn, åbningstider og kontaktinformation.
Tommelfingerreglen: Hold beskeder under 25 sekunder. Den, der ringer, vil hurtigt videre og har sjældent brug for mere end de vigtigste oplysninger.
Velkomstbeskeder
Velkomstbeskeden er den første lyd kunden hører. Den sætter tonen for hele opkaldet.
Eksempel 1 — Standard
"Tak for din henvendelse til [Firmanavn]. Tryk 1 for salg, tryk 2 for kundeservice, eller bliv venligst på linjen, og vi stiller dig videre."
Eksempel 2 — Kort og direkte
"Du har ringet til [Firmanavn]. Et øjeblik bedes du vente, mens vi stiller dig videre til en medarbejder."
Eksempel 3 — Med åbningstider
"Velkommen til [Firmanavn]. Vores kontor har åbent mandag til torsdag kl. 8.30–16.30 og fredag kl. 8.30–15.00. Tryk 1 for [afdeling], tryk 2 for [afdeling], eller vent venligst."
Eksempel 4 — Med virksomhedsbeskrivelse
"Velkommen til [Firmanavn] — [kort beskrivelse, fx: specialister i erhvervsforsikring]. For at komme videre bedes du trykke 1 for nye kunder eller 2 for eksisterende kunder."
Eksempel 5 — Weekend/reduceret bemanding
"Tak for din henvendelse til [Firmanavn]. I weekenden har vi reduceret bemanding. Efterlad venligst dit navn og nummer, og vi ringer tilbage den næste hverdag."
Natsvar og lukketbeskeder
Natsvaret tager imod kunder uden for åbningstid. En klar, venlig besked forebygger frustration og giver kunden præcis den information, de har brug for.
Eksempel 1 — Standard
"Tak for din henvendelse til [Firmanavn]. Vi har i øjeblikket lukket. Vores åbningstid er mandag til fredag kl. 8–17. Du er velkommen til at efterlade en besked, så ringer vi tilbage ved næste lejlighed."
Eksempel 2 — Med e-mail
"Du har ringet til [Firmanavn] uden for vores åbningstid. Ring igen mandag til fredag kl. 8–17, eller skriv til os på [email@firma.dk]. Vi vender tilbage hurtigst muligt."
Eksempel 3 — Weekend
"Tak for din henvendelse. [Firmanavn] holder lukket i weekenden og åbner igen mandag morgen kl. 8. Du er velkommen til at efterlade en besked, så ringer vi tilbage."
Eksempel 4 — Kortfattet
"[Firmanavn] har lukket. Vi har åbent mandag til fredag kl. 8–17. Du er velkommen til at ringe igen eller lægge en besked med dit nummer."
Eksempel 5 — Med nødkontakt
"Du har ringet til [Firmanavn]. Vi er i øjeblikket lukket. Ved akut behov kan du kontakte [navn] på [mobilnummer]. Ellers ringer vi tilbage den næste hverdag."
Feriebeskeder
En klar feriebesked med præcise datoer gør det enkelt at forstå, hvornår virksomheden er tilbage, og hvad man kan gøre i mellemtiden.
Eksempel 1 — Sommer
"Tak for din henvendelse til [Firmanavn]. Vi holder sommerferie fra [dato] til og med [dato] og åbner igen [dato]. Skriv gerne til [email], og vi vender tilbage ved genopstart."
Eksempel 2 — Jul og nytår
"Tak for dit opkald til [Firmanavn]. Vi holder juleferie fra [dato] og åbner igen [dato]. Du kan skrive til os på [email], og vi vender tilbage hurtigst muligt efter ferien. God jul og godt nytår."
Eksempel 3 — Påske
"Tak for din henvendelse til [Firmanavn]. Vi holder påskeferie fra [dato] og er tilbage [dato]. God påske fra os alle."
Eksempel 4 — Generisk lukketperiode
"[Firmanavn] er i øjeblikket lukket. Vi åbner igen [dato]. Efterlad venligst en besked med navn og nummer, og vi kontakter dig ved genopstart."
Helligdage og kortere lukkedage
Ud over sommerferie og jul er der mange virksomheder, der ændrer åbningstider ved påske, Kristi himmelfart, pinse, efterårsferie og vinterferie. Her er nogle korte eksempler.
Eksempel 1 — Påske
"Tak for dit opkald til [Firmanavn]. Vi holder lukket i påsken fra [dato] til [dato] og er tilbage igen [dato]. Du er velkommen til at skrive til [email], så vender vi tilbage efter helligdagene."
Eksempel 2 — Kristi himmelfart / lang weekend
"Du har ringet til [Firmanavn]. Vi holder lukket i forbindelse med Kristi himmelfart og åbner igen [dato]. Læg gerne en besked, så vender vi tilbage hurtigst muligt."
Eksempel 3 — Efterårsferie
"Tak for dit opkald til [Firmanavn]. Vi har ændrede åbningstider i efterårsferien og åbner igen som normalt [dato]. Har du brug for at kontakte os, kan du skrive til [email]."
Eksempel 4 — Vinterferie
"Tak for dit opkald til [Firmanavn]. Vi holder lukket i vinterferien frem til [dato]. Vi er tilbage igen [dato] og vender tilbage på henvendelser hurtigst muligt."
Køsvar og ventebeskeder
Kunden er allerede på linjen — nu handler det om at fastholde tålmodigheden og bekræfte, at der er hjælp på vej.
Eksempel 1 — Standard
"Tak fordi du ringer til [Firmanavn]. Vi er i øjeblikket optaget af andre kunder. Du er næste i køen — bliv venligst på linjen."
Eksempel 2 — Med alternativ
"Tak for din tålmodighed. Alle medarbejdere er i øjeblikket optaget. Du kan også skrive til os på [email], så svarer vi inden for [X] timer. Ellers vent venligst på linjen."
Eksempel 3 — Kortfattet
"Et øjeblik bedes du vente. Du stilles snarest videre til en medarbejder."
Branchespecifikke eksempler
Tone og indhold bør tilpasses branchen. Her er eksempler til fire af de mest søgte kategorier.
Tandlæge / sundhedsklinik
Velkomstbesked — Tandlæge
"Tak for din henvendelse til [Klinikknavn]. Vores reception har åbent mandag til fredag kl. 8–16. For akutte tilfælde uden for åbningstid bedes du kontakte [vagttelefon]. Ellers ring igen i åbningstiden, eller bliv på linjen."
Natsvar — Tandlæge
"Du har ringet til [Klinikknavn] uden for åbningstid. Akutte tandlægeproblemer: kontakt vagttelefonen på [nummer]. For almindelige henvendelser ringer vi tilbage den næste hverdag."
Ejendomsmægler
Velkomstbesked — Ejendomsmægler
"Velkommen til [Firmanavn]. Vil du sælge, købe eller leje bolig? Tryk 1 for at tale med en salgskonsulent, tryk 2 for udlejning, eller bliv på linjen, og vi stiller dig videre."
Advokatfirma
Velkomstbesked — Advokatfirma
"Tak for din henvendelse til [Advokatfirma]. Vores sekretariat har åbent mandag til fredag kl. 9–16. Efterlad venligst dit navn, telefonnummer og en kort besked om din sag, så ringer vi tilbage hurtigst muligt."
Håndværker og servicevirksomhed
Velkomstbesked — Håndværker
"Du har ringet til [Firmanavn]. Vi er sandsynligvis ude hos en kunde. Efterlad en besked med dit navn og nummer, og vi ringer tilbage senest samme dag. For akutte opgaver: ring på [mobilnummer]."
Natsvar — Håndværker
"Du har ringet til [Firmanavn]. Vi har lukket for i dag. Ring igen på hverdage kl. 7–17, eller efterlad en besked. Akut udkald: [mobilnummer]."
Tips til et godt manus
- Hold det kort. En god telefonbesked er under 20–25 sekunder. Kunden vil ikke lytte til en lang introduktion — de vil videre.
- Nævn firmanavnet tidligt. Kunden skal hurtigt bekræftes i, at de har ringet rigtigt.
- Vær præcis med åbningstider. "Vi har snart åbent igen" er ubrugeligt. "Vi åbner mandag kl. 8" er nyttigt.
- Giv et alternativ. Hvis I har e-mail eller en kollega der kan kontaktes, nævn det. Det reducerer frustration.
- Afslut klart. Beskriv hvad der sker nu — "bliv på linjen", "efterlad en besked", "ring igen da".
Næste skridt
Et godt manus er kun den ene halvdel. Den anden halvdel er, hvordan beskeden bliver indtalt. Velklang leverer professionel produktion af telefonbeskeder til en fast pris fra 695 kr.
Klar til professionelle telefonbeskeder?
Fast pris fra 695 kr. Leveret med det samme.
Se pakker og priser